Durch die Digitalisierung werden bekanntlich Prozesse vereinfacht und automatisiert. Umso erstaunlicher erscheint es, das bei einem zentralen Punkt der wirtschaftlichen Interaktion, nämlich der Rechnungsstellung, noch nicht flächendeckend auf elektronische Rechnungen zurückgegriffen wird, sondern oftmals noch immer Papierrechnungen verschickt werden.
Umso schöner, dass es eine Initiative von Verbänden, Ministerien und Unternehmen mit der Zielsetzung gibt, die elektronische Rechnung in Deutschland zu fördern und zu vereinheitlichen. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat zu diesem Zweck ein einheitliches Datenformat (ZUGFeRD) entwickelt, das sowohl in der Wirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden kann. Ziel ist es, den Datenaustausch kostengünstig und einfach zu strukturieren.
In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, was die zusätzlichen Vorgaben an eine elektronische Rechnungsstellung sind und wie diese im konkreten Fall umgesetzt werden können.
Die GoBD setzen voraus, dass elektronische Belege revisionssicher, d.h. unveränderbar abzuspeichern, zu archivieren und elektronisch aufzubewahren sind. Ein einfacher Ausdruck und somit die Vermischung mit anderen Papierbelegen entspricht nicht den GoBD. Für die praktische Umsetzung gibt es, je nach Branche, unterschiedlichste Systeme, die eine GoBD-Konforme Archivierung ermöglichen.
Wichtig: Der elektronische Rechnungsversand bringt nicht nur Vorteile, sondern birgt auch Gefahren. Durch Rechnungen per E-Mail wird oftmals versucht, Viren in Umlauf zu bringen. Seien Sie auf der Hut und gehen mit offenen Augen durch die digitale Welt.
